Cualquier empresa, sea familiar o no, está expuesta a que ocurran acontecimientos o eventos extraordinarios que afecten a la gestión del poder dentro de la empresa, por lo que la capacidad de reacción que tengan es fundamental para solventar estas situaciones.
La falta de previsión ante hechos inesperados, como el fallecimiento repentino o la ausencia prolongada o permanente de personas clave para la empresa, debido a un accidente, enfermedad o cualquier otro motivo, hará que se tenga que improvisar sobre la marcha la forma de reaccionar, cómo comunicar la noticia al entorno, etc.
De esta forma se pueden cometer errores que podrían llevar al bloqueo o paralización de la gestión y generar importantes daños en la empresa, en caso de vacíos de poder o luchas internas, así como transmitir una imagen de desorganización o desorientación que repercutiría negativamente en la confianza de empleados, stakeholders (proveedores, clientes, entidades financieras, etc) y del mercado, con los costes de imagen que eso supondría.
Para evitar este impacto negativo, cualquier empresa debería tener un Plan de Contingencia que permita anticiparse y prever las situaciones que se pueden plantear y que pueden resultar en un cambio de liderazgo o de poder en la empresa, para planificar una transición de poder ordenada y ágil en caso de que se produzca dicha ausencia. En las empresas familiares, en función del grado de profesionalización, este plan deberá incluir un plan de sucesión en la propiedad así como en el gobierno y la gestión.
El Plan de contingencia puede ser de mayor o menor alcance y complejidad, en función de la estructura y magnitud de la empresa, del nivel de riesgo de producirse el evento desencadenante y de la estructura que se quiera implementar. Pero es el resultado del análisis del sistema de organización de la propiedad, el gobierno y la gestión de la empresa, con el objetivo de detectar el nivel de dependencia que la empresa puede tener de determinadas personas clave y el impacto que tendría su ausencia permanente o prolongada en la gestión del poder dentro de la empresa.
Las empresas que cuentan con un Protocolo Familiar tienen establecida la voluntad de la familia en cuanto a la sucesión de la propiedad y su nivel de involucración en los órganos de gobierno y gestión, pero con el Plan de Contingencia, además, pueden medir el impacto de la ausencia de las personas clave y establecer el Manual de Procedimientos a seguir para implementar la transición generacional en caso de que se produzca un evento repentino y extraordinario.
En cuanto a su elaboración, el Plan de contingencia pasa por las siguientes fases:
- Valoración del nivel de dependencia de la empresa de los miembros clave y definición de los eventos desencadenantes (fallecimiento, ausencia, etc), que tendrían un gran impacto en la empresa.
Tras esta primera fase se pueden detectar diferentes necesidades, como elaborar un Protocolo Familiar o un Plan Estratégico Familiar para poder determinar los sucesores en la propiedad y el gobierno, valorar la viabilidad de continuar como Empresa Familiar, profesionalizar la empresa, etc.
- Análisis de cada evento desencadenante, señalando los bloqueos o vacíos que se generarían, recogiendo la voluntad de las personas implicadas y diseñando documentos jurídicos que la plasmen.
- Elaboración de la Hoja de ruta y del Manual de Procedimientos, que incluya de forma calendarizada las actuaciones desde que se produzca el evento hasta que se implante la voluntad del cliente.